Notion

Was es ist

Notion ist ein Ort für Text, der gleichzeitig eine Datenbank sein kann. Eine Seite ist ein Dokument, eine Tabelle ist eine Sammlung von Seiten mit Feldern, und beides lässt sich verbinden. Für Regeln, Entscheidungen und alles, was nachlesbar bleiben muss, ist genau diese Mischung nützlich.

Wo es trägt

Als gemeinsamer Ort für Dinge, die sonst in Köpfen und Chatverläufen liegen. Wenn eine Automatisierung nach einer Regel handelt, muss diese Regel irgendwo stehen, wo ein Mensch sie lesen, ändern und freigeben kann, ohne einen Entwickler zu fragen. Eine Notion-Tabelle mit einer Spalte „freigegeben von” ist dafür ein gutes Werkzeug.

Zweiter Punkt: Die Schnittstelle ist ordentlich. Ein Ablauf kann eine Regel lesen, bevor er handelt, und muss sie nicht im eigenen Code doppelt halten.

Wo es klemmt

Es wird ohne Pflege zum Friedhof. Die Leichtigkeit, mit der man eine neue Seite anlegt, ist genau der Grund, warum nach einem Jahr niemand mehr findet, was gilt. Ohne eine Person, die aufräumt, ist ein Notion-Arbeitsbereich in Kürze unbrauchbar.

Die Schnittstelle sieht nur, was du ihr zeigst. Eine Integration erreicht ausschließlich Seiten, die ausdrücklich für sie freigegeben wurden. Das ist richtig so, führt aber regelmäßig dazu, dass ein Ablauf eine Seite nicht findet, die offensichtlich existiert.

Bei großen Tabellen wird es zäh, und die Suche findet Dinge nicht, von denen du sicher weißt, dass sie da sind.

So sieht es aus, wenn es läuft

Die Regeln stehen in einer Tabelle, die jeder im Team lesen und ändern kann, und der Ablauf liest sie, statt sie in sich zu tragen. Ändert sich ein Preis, eine Frist oder ein Wortlaut, ändert ihn die zuständige Person an einer Stelle. Niemand muss dafür jemanden fragen, der Abläufe baut, und niemand muss raten, welche Fassung gerade gilt. Das ist der Unterschied zwischen Wissen im Kopf und Wissen, das arbeitet.

Woran du vor der Entscheidung denken solltest

Notion ist ein guter Ort für Wissen und ein schlechter Ort für Daten, die in großer Menge anfallen. Wer Bestellungen oder Ereignisse dort sammelt, hat in einem Jahr eine langsame Tabelle. Für Regeln, Abläufe, Entscheidungen und Dokumentation ist es dagegen schwer zu schlagen.